【Wordの標準機能】差し込み印刷が便利すぎた話
おととい書いた記事で紹介した森さんの本のWordの章で紹介されていた
差し込み印刷が便利すぎたのでご紹介！
早速職場で使ったところかなり喜ばれました🎉
差し込み印刷って？
型が決まっていて、会社名や氏名、住所など一部だけが異なる文書を複数作るときなどに便利な機能です。
エクセルでデータベース作っておけば一気に挿入できます。
そもそも差し込み印刷という概念を知らなかった
VBAで無理くりやろうとしていたことが
基本機能でできるなんてすごく便利～～！
とめちゃくちゃはしゃいでいたところ、
まさかの「差し込み印刷知らなかったの？」
とノンプロ研で多方面から言われてしまいました。
え…そんなにメジャーな機能だったの…。。。
年賀状は年賀状ソフト(ここ何年も1枚も書いていない)、そもそもWord使わないし、
会社でビジネスレター書くこともなく、大量に宛名作ることもないので
知らなかったんだよ…。。。許して(言い訳)
差し込み印刷のやり方
割愛😗(こちらを参照ください)
差し込み印刷でハマったポイント
①セルの書式がそのまま反映されない
そのままデータベースを取り込んだ場合、セルの書式がくずれてしまいます。
例：Excelで「2020年3月2日」としても⇒Word出力が「2/3/2020」となってしまう。
なので対処法としてはDDE形式で読み込むとうまくいきました。
職場で.xlsxのデータベースファイルをDDE形式で読み込もうとしても
うまくいきませんでしたが、.xlsに変換したところいけました。
②データの更新(特に削除)に向いていない
- 差し込み印刷のデータベースを指定した後にエクセル上でデータを追加した場合は
Wordファイル上でCtrlA+F9で更新するとデータが追加されます。
(注意)何回か行いましたがうまくいくときといかない場合もあるので
その場合はいったんデータベースの連携を解除してから
再度連携するとうまくいきます。
差し込み文書タブ>差し込み印刷の開始>標準のWord文書で解除
- 差し込み印刷のデータベースを指定した後にエクセル上でデータを削除した場合は
Wordファイル上でCtrlA+F9で更新するとデータが削除されますが、
もとのレコード数分の空の文章が作られてしまうので、
差し込み文書タブ>アドレス帳の編集
から不要なレコードを削除する必要があります。
③エクセルを連携したまま保存しないほうがよい
連携したままフォーマット化して使いまわしたいと思いがちですが、
Excelを連携したまま保存しておかないほうがよいと個人的に思いました。
連携したまま保存した場合、次回開く際に連携したエクセルへの接続を求められますが
パスも名前も何も変えていないのに接続に失敗する確率が高かったからです。。
(あとデータを更新しても反映されなかったりする)
なので使いはじめにエクセル連携を行って、
使い終わったらエクセル連携を解除したほうがよいです。
差し込み文書タブ>差し込み印刷の開始>標準のWord文書で解除
Wordに連携する差し込みフィールドについては
データベースの見出しの名前と一致していればOKなので都度変更する必要はないです。
まじでVBAでやらんくてよかった★
